सचिव कार्यों के साथ एक कार्यालय प्रबंधक की नौकरी का विवरण: विशेषताएं और आवश्यकताएं

यहां तक ​​कि केवल एक छोटे कर्मचारी के साथ, जिसमें कंपनी और उसके कर्मचारियों के प्रमुख शामिल हैं, एक जिम्मेदार कर्मचारी की आवश्यकता होती है, जो आयोजन बल होगा, जो कार्य प्रक्रिया को निर्देशित और नियंत्रित करने में सक्षम होगा - यह विचार कार्यालय प्रबंधक के नौकरी विवरण के पाठ को निर्धारित करता है।

इस तरह की स्थिति के लिए आवेदक को विशिष्ट कौशल और उपयुक्त शिक्षा का एक सेट होना चाहिए, साथ ही लोगों के साथ बातचीत करने की क्षमता भी होनी चाहिए। हालाँकि, आवश्यकताओं की यह सूची सीमित नहीं है।

नौकरी का विवरण

पहले से ही एक पद के लिए आवेदन करने के चरण में, एक उम्मीदवार एक कंपनी में अपने अधिकारों, कर्तव्यों और जिम्मेदारी के क्षेत्र को विनियमित करने वाले नियामक अधिनियम से खुद को परिचित कर सकता है। ऐसे दस्तावेज को नौकरी का विवरण कहा जाता है। इसमें पाँच मुख्य भाग होते हैं:

1. सामान्य प्रावधान वे सभी संगठनात्मक जानकारी रखते हैं: उद्यम का नाम, आयोजित की गई स्थिति और संरचनात्मक इकाई जिसका वह है। यह अधीनता, एक स्थिति और बर्खास्तगी भरने की प्रक्रिया, साथ ही शैक्षिक और योग्यता आवश्यकताओं को भी इंगित करता है।
2. कर्तव्य। यह खंड कर्मचारी की जिम्मेदारियों को सूचीबद्ध करता है, साथ ही उन्हें कैसे लागू किया जाए।
3. कर्मचारी के अधिकार, अर्थात्, सभी अतिरिक्त विशेषताएं जो कर्तव्यों के प्रभावी प्रदर्शन में योगदान करती हैं।
4. एक ज़िम्मेदारी। इस खंड के अनुसार, प्रबंधन श्रम की गुणवत्ता, पदोन्नति या जुर्माना के मूल्यांकन पर निर्णय लेता है।
5. रिश्ता। यह खंड बाहरी और आंतरिक इकाइयों के साथ सभी संचारों को नियंत्रित करता है जो कर्मचारी से अपने कार्यों को करने की प्रक्रिया में उत्पन्न हो सकता है।

नौकरी विवरण लिखने के सिद्धांत

ऐसे दस्तावेजों की तैयारी के लिए आदर्श आधार प्रबंधकों, विशेषज्ञों और अन्य कर्मचारियों (1998) के पदों की योग्यता निर्देशिका है। इसके विकास के दौरान, कर्मचारी को अपने कर्तव्यों को पूरा करने के लिए स्थिति और स्थितियों के विवरण पर काफी ध्यान दिया गया था। काम की बारीकियों को दस्तावेज़ के शीर्षक में शामिल किया गया है, उदाहरण के लिए, "सचिव का नौकरी विवरण" (कार्यालय प्रबंधक या मुख्य लेखाकार)।

इसके अलावा, यदि एक ही नाम के साथ दो पद हैं, लेकिन विभिन्न कार्यों के साथ, तो इन मतभेदों को दर्शाते हुए अलग-अलग दस्तावेज तैयार किए जाने चाहिए। कार्मिक अधिकारी के कार्यालय प्रबंधक के कार्य विवरण में सचिव के लिए समान नियामक अधिनियम से कुछ अंतर हैं।

कार्यालय प्रबंधक आवश्यकताएँ

एक तरह से या किसी अन्य, एक स्थिति के लिए एक उम्मीदवार को लोगों का नेतृत्व करना होगा। यह एक छोटी सी कंपनी में लोगों के एक जोड़े या एक बड़े उद्यम में पूरे प्रशासनिक कर्मचारी हो सकते हैं। स्वाभाविक रूप से, आवेदक एक आश्वस्त पीसी उपयोगकर्ता होना चाहिए और अन्य कार्यालय उपकरण (स्कैनर, प्रिंटर या फैक्स) के साथ काम करने में सक्षम होना चाहिए। कार्यालय प्रबंधक अक्सर कंपनी का प्रतिनिधि होता है, इसलिए एक अनिवार्य भाषण और व्यावसायिक पत्र लिखने की क्षमता एक पूर्वापेक्षा है। बहुत बार कंपनियों को ऐसे कर्मचारियों की आवश्यकता होती है जो कागजी कार्रवाई और श्रम कानून की मूल बातें जानते हैं। कम से कम एक विदेशी भाषा में प्रवीणता अभी भी एक वांछनीय कौशल है, हालांकि, बड़े उद्यम के लिए आवेदन करते समय, यह पहले से ही अनिवार्य आवश्यकताओं में से एक है।

कुछ मामलों में, कार्यालय प्रबंधक को अन्य कर्मचारियों के कार्यों के साथ अपने कर्तव्यों को संयोजित करना पड़ता है। इससे आवश्यक कौशल में वृद्धि होती है। तो, एक लेखाकार के कार्यों के साथ एक कार्यालय प्रबंधक के पास एक उपयुक्त शिक्षा होनी चाहिए और विशेष कार्यक्रम होने चाहिए।

मुख्य उत्तरदायित्व

सचिव कार्यों के साथ एक कार्यालय प्रबंधक के एक विशिष्ट नौकरी विवरण में निम्नलिखित आइटम शामिल हैं:

• इनकमिंग और आउटगोइंग दोनों को मेल प्रोसेसिंग; कंपनी के भीतर उनके पुनर्वितरण;
• अनुबंध और समझौतों के तहत दायित्वों की पूर्ति के समय पर नियंत्रण;
• आउटगोइंग बनाना और इनकमिंग कॉल प्राप्त करना;
• भागीदार कंपनियों के ग्राहकों और प्रतिनिधियों के साथ काम करना;
• आवश्यक स्टेशनरी की उपलब्धता की निगरानी करना;
• काम की स्थिति में कार्यालय उपकरण बनाए रखना और टूटने की स्थिति में विशेषज्ञों को बुलाना;
• कार्य अनुसूची के भीतर समय का वितरण (सिर के लिए कुछ मामलों में);
• आवश्यक घटनाओं (बैठकों, सम्मेलनों, व्यापारिक यात्राओं, कॉर्पोरेट पार्टियों) का संगठन;
• बैठक लॉगिंग;
• कॉर्पोरेट साइट पर ताज़ा सामग्री का अद्यतन और पुनःपूर्ति।

इस सूची में केवल बुनियादी आवश्यकताएं शामिल हैं। निष्कर्षित श्रम अनुबंध की बारीकियों के अनुसार अन्य वस्तुओं को जोड़ा जा सकता है। एक कार्मिक अधिकारी के कार्यों के साथ एक कार्यालय प्रबंधक का नौकरी विवरण, उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी को समय पर ढंग से सभी लेखा दस्तावेज रखने और प्रदान करने या उनकी अनुपस्थिति के मामले में कार्मिक विभाग के प्रमुख को बदलने की आवश्यकता होती है।

अतिरिक्त जिम्मेदारियां

मुख्य कार्यों के अलावा, कार्यालय प्रबंधक के नौकरी विवरण में विभिन्न जिम्मेदारियों की एक सूची होती है, जो कंपनी के निर्देशों के आधार पर भिन्न हो सकती है। एक कार्यालय प्रबंधक को प्रशासनिक अधिकारियों के साथ काम करने की आवश्यकता हो सकती है, अर्थात्, व्यापार के संचालन की अनुमति प्राप्त करना, कंपनी या सहायक कंपनी की एक शाखा खोलना आदि।

सबसे महत्वपूर्ण कार्यों में से एक इसके निदेशक की अनुपस्थिति में कंपनी का वास्तविक प्रबंधन है। बेशक, यह केवल तभी संभव है जब कर्मचारी ने खुद को एक जिम्मेदार और विश्वसनीय व्यक्ति के रूप में स्थापित किया है। इसके अलावा, कार्यालय प्रबंधक के नौकरी विवरण में अक्सर एक सामान्य पावर ऑफ अटॉर्नी तैयार करने की आवश्यकता पर एक खंड होता है। इस तरह के दस्तावेज़ की आवश्यकता हो सकती है, उदाहरण के लिए, उच्च स्तर के महत्व के मेल आइटम प्राप्त करने के लिए।

अनौपचारिक आवश्यकताएं

बड़ी कंपनियां आमतौर पर इस पद के लिए उम्मीदवारों के लिए कार्यालय प्रबंधक के नमूना नौकरी विवरण के साथ खुद को परिचित करने की अनुमति देती हैं, ताकि वे आवश्यकताओं और जिम्मेदारियों की सूची से पूरी तरह से अवगत हों।

लेकिन ऐसी शक्तियों को देखते हुए भी, आवेदक को यह समझना चाहिए कि वह उद्यम के कई कर्मचारियों में से एक है। इस संबंध में, किसी को यह नहीं भूलना चाहिए कि नौकरी के विवरण में क्या नहीं है। एक सचिव के कार्यों के साथ एक कार्यालय प्रबंधक एक ऐसा व्यक्ति होना चाहिए जिसके पास आवश्यक रूप से वितरित करने में सक्षम होने के लिए समय की नाजुक भावना हो।

वर्कफ़्लो के आयोजन के लिए कार्य

उनके काम के लिए सबसे महत्वपूर्ण आवश्यकता दक्षता है, इसलिए ऐसी स्थिति रखने वाला व्यक्ति आर्थिक रूप से कार्यालय सामग्री का उपभोग करने, बिजली की खपत को नियंत्रित करने के लिए बाध्य है।

अन्य कर्मचारियों के लिए, कार्यालय प्रबंधक लगभग सिर के साथ एक सममूल्य पर जिम्मेदार है। इसके आधार पर, उसे यह सुनिश्चित करना चाहिए कि काम करने की स्थिति स्वीकृत सैनिटरी मानकों और सुरक्षा नियमों के अनुसार हो। अंत में, अपने प्रत्यक्ष कर्तव्यों के प्रदर्शन में, कार्यालय प्रबंधक वर्गीकृत दस्तावेजों तक पहुंच प्राप्त करता है, यही कारण है कि आवश्यकताओं में से एक व्यापार रहस्यों के गैर-प्रकटीकरण या किसी अन्य जानकारी पर एक समझौते पर हस्ताक्षर करना है जो कंपनी के बाजार की स्थिति को नुकसान पहुंचा सकता है।

कार्यालय प्रबंधक अधिकार

बेशक, ऐसे कई कर्तव्यों का प्रदर्शन एक कर्मचारी को विशेष अधिकारों का उपयोग करने की अनुमति देता है। उन्हें कार्यालय प्रबंधक के नौकरी विवरण में भी लिखा जाता है। उनमें से कुछ का सार, जैसे कि गोपनीय जानकारी तक पहुंचने की क्षमता, अपनी नौकरी की जिम्मेदारियों को पूरा करने की आवश्यकता से सीधे उपजी है। अन्य शक्ति विशेषाधिकार के साथ जुड़े हुए हैं। इसलिए, कार्यालय प्रबंधक को बाकी कर्मचारियों से मांग करने का अधिकार है कि वे उत्पादन दस्तावेजों में लापरवाही से हुई गलतियों को सुधारने के लिए, उनके लिए प्रोत्साहन की राशि स्थापित करें, या लापरवाह कर्मचारियों को दंड लागू करें।

अक्सर, कार्यालय प्रबंधक कर्मचारियों और निर्णय निर्माताओं के बीच की कड़ी है। इस तरह की स्थिति से वह बेहतर कार्य करने की स्थिति हासिल कर सकता है और एक ही विभाग और उद्यम दोनों के काम की गुणवत्ता में सुधार के लिए सामूहिक इच्छाएं प्रस्तुत कर सकता है।

बिक्री विभाग के कार्यालय प्रबंधक की नौकरी का विवरण

कार्यालय प्रबंधक बड़ी और गैर-बड़ी कंपनियों में लंबे समय तक अपरिहार्य रहे हैं, इसलिए उन्हें इस तरह की रिक्ति को भरने के लिए कुछ विशेष कौशल की आवश्यकता होती है। एक सामान्य मामला तब होता है जब कई कार्यालय प्रबंधक विशेष कार्यों के साथ होते हैं, जिनकी निगरानी एक ही उद्यम में होती है। उनके नौकरी विवरण अनिवार्य रूप से मेल खाते हैं, लेकिन कार्यों के एक अतिरिक्त सेट में भिन्न होते हैं।

इसलिए, यदि कार्यालय प्रबंधक बिक्री विभाग में काम करता है, तो उसके नौकरी विवरण में इस तरह के आइटम शामिल हो सकते हैं:

• बिक्री के नए बिंदुओं की खोज;
• मांग की संरचना में परिवर्तन ट्रैकिंग;
• सही बिक्री पर रिपोर्टिंग दस्तावेजों की तैयारी;
• आदेश और उनके बाद के प्रसंस्करण को प्राप्त करने के लिए ग्राहक के साथ प्रत्यक्ष काम;
• माल के वर्गीकरण में संभावित परिवर्तनों और कीमतों की पुनर्गणना के बारे में ग्राहकों को सूचित करने पर काम करना;
• आवश्यक बैठकों का संगठन;
• माल की आपूर्ति के लिए अनुबंध पर हस्ताक्षर।

आगे की आवश्यकताएं कंपनी द्वारा पेश किए गए सामान की बारीकियों से संबंधित हो सकती हैं। यदि कंपनी अचल संपत्ति की बिक्री से जुड़ी है, तो कार्यालय प्रबंधक के कर्तव्यों में सूचना पुस्तिकाओं की तैयारी और विशिष्ट दस्तावेजों की तैयारी शामिल हो सकती है।

कार्यालय प्रबंधक की जिम्मेदारी

अपने कर्तव्यों की पूर्ति के मामले में, जब व्यापार रहस्य का खुलासा करना, या कंपनी की छवि के लिए हानिकारक अन्य कार्य करना सहित अपराध करना, कार्यालय प्रबंधक प्रशासनिक, नागरिक और आपराधिक कोड के मानदंडों के अनुसार जिम्मेदार है। यदि संगठन को भौतिक क्षति हुई थी, तो दंड श्रम संहिता के प्रावधानों के अनुसार लगाया जाएगा।