कार्यालय प्रबंधक - यह कौन है? कार्यालय प्रबंधक के कर्तव्यों

"प्लैंकटन", "प्रबंधक" - ये सभी निष्पक्ष परिभाषाएं कार्यालय श्रमिकों के काम से संबंधित हैं। लेकिन क्या ऐसी नौकरी इतनी बेकार है? कार्यालय प्रबंधक - यह कौन है? उसकी जिम्मेदारियां क्या हैं?

कार्यालय प्रबंधक - यह कौन है?

कार्यालय प्रबंधक का पेशा अक्सर सचिव के पेशे से भ्रमित होता है। लेकिन इन विशिष्टताओं में अभी भी अंतर है। तो, कार्यालय प्रबंधक - यह कौन है?

इस क्षेत्र का प्रबंधक एक कार्यालय प्रबंधक या प्रशासक होता है। यह कार्यालय के काम को नियंत्रित करता है, कर्मचारियों और वरिष्ठों, ग्राहकों और कर्मचारियों, आदि के बीच एक महत्वपूर्ण जानकारीपूर्ण लिंक है।

किसी संगठन की गतिविधि जितनी अधिक सक्रिय होती है, दैनिक छोटे संगठनात्मक मामलों और प्रलेखन के साथ उसे उतनी अधिक समस्याएं होती हैं। उनके कार्यान्वयन और एक कार्यालय प्रबंधक प्रदान करता है।

वह यह सुनिश्चित करता है कि सभी मौजूदा दस्तावेजों, साथ ही साथ उसके वरिष्ठों के आदेश, विधिवत निष्पादित किए जाते हैं। उसी समय, कार्यकारी आदेशों को कंपनी के कर्मचारियों को समय पर सूचित किया जाना चाहिए, आगंतुकों की सभी शिकायतों को ध्यान में रखा जाना चाहिए, और कर्मचारियों के प्रस्तावों को अधिकारियों को सूचित किया जाना चाहिए।

इस प्रकार, कार्यालय का काम, साथ ही कंपनी में संचार आंशिक रूप से कार्यालय प्रबंधकों के कंधों पर आते हैं।

काम और वेतन का स्थान

किसी भी कंपनी में ऑफिस मैनेजर की जरूरत होती है, जिसमें ऑफिस, मैनेजर और कम से कम कुछ कर्मचारी हों। छोटे संगठनों में, इस तरह के विशेषज्ञ की जिम्मेदारियों की सूची एक विशाल निगम में, उदाहरण के लिए, की तुलना में बहुत छोटी है। एक बड़ी कंपनी में कई कार्यालय प्रबंधक हो सकते हैं, और उनमें से प्रत्येक को अपने विभाग को सौंपा जाता है।

यह पता चला है कि इस तरह के विशेषज्ञों की मांग काफी अधिक है और संभवत: यह बढ़ती रहेगी। लेकिन व्यावहारिक रूप से कैरियर की कोई संभावना नहीं है। खासकर यदि, कार्यालय प्रबंधन के अलावा, कोई व्यक्ति अब किसी भी पेशे का मालिक नहीं है।

इस तथ्य के कारण कि कर्तव्य बहुत जटिल नहीं हैं, कम से कम रूस में एक नौकरी के लिए प्रतिस्पर्धा, एक रिक्ति के लिए काफी अधिक है - 6 लोग। इसी समय, वेतन पूंजी मानकों से कम है - 27 हजार रूबल।

सांस्कृतिक राजधानी में - सेंट पीटर्सबर्ग - ऐसे श्रमिकों का वेतन लगभग 5-7 हजार से कम है, और प्रतियोगिता कई गुना अधिक है। देश की परिधि के लिए दूर, वेतन कम और स्थिति के लिए अधिक आवेदक।

आवश्यक व्यक्तिगत गुण

एक नियम के रूप में, कार्यालय प्रबंधक द्वारा प्राप्त आदेश, तत्काल और त्वरित निष्पादन की आवश्यकता है। इसलिए, आवेदक की आवश्यकता है, सबसे पहले, परिश्रम, शीघ्रता और समय की पाबंदी। अच्छी याददाश्त और एकाग्रता भी जरूरी है।

इस पद को धारण करने वाला व्यक्ति मिलनसार और मिलनसार होना चाहिए, क्योंकि कुछ स्थितियों में वह ग्राहकों के सामने कंपनी के प्रतिनिधि के रूप में कार्य करता है।

कार्यालय प्रबंधक के पास एक सक्षम और तार्किक रूप से संरचित भाषण, साथ ही साथ मास्टर बिजनेस एथिक्स होना चाहिए, क्योंकि वह अक्सर व्यापार वार्ता और कॉर्पोरेट बैठकों के आयोजन में शामिल होता है।

उपयोगी ज्ञान, जैसे कि एक अच्छे इलेक्ट्रीशियन का टेलीफोन नंबर या लंच डिलीवरी सेवा, को भी नुकसान नहीं होगा। दरअसल, कई कंपनियों में कार्यालय में आदेश, साथ ही कर्मचारियों की तृप्ति भी प्रबंधक द्वारा नियंत्रित होती है।

आवश्यक कार्यालय प्रबंधक कौशल

1. ऐसे कर्मचारी के लिए पहली आवश्यकता पीसी और इंटरनेट का अच्छा ज्ञान है। यदि, वर्ड और एक्सेल के अलावा, आवेदक फ़ोटोशॉप या ऑफिस पिकर मैनेजर का मालिक होगा, तो उसे किराए पर लेने का एक और कारण है, न कि किसी और का।
2. उच्च प्रिंट गति। जल्दी से पाठ टाइप करने की क्षमता एक कार्यालय प्रबंधक के लिए सबसे महत्वपूर्ण है।
3. पिछली नौकरियों में प्राप्त प्रशासनिक प्रबंधन में कौशल की आवश्यकता होती है यदि कोई व्यक्ति किसी बड़ी कंपनी में नौकरी करता है।
4. कागजी कौशल। दस्तावेज़ीकरण इस प्रकार के विशेषज्ञों की मुख्य जिम्मेदारियों में से एक है, इसलिए बुनियादी ज्ञान अपरिहार्य है।
5. कार्यालय उपकरण का आत्मविश्वासपूर्ण उपयोग। फैक्स, प्रिंटर, स्कैनर - यह सब कार्यालय प्रबंधक की योग्यता में होना चाहिए।
6. सक्षम और कूटनीतिक संचार के कौशल। कार्यालय प्रबंधक को न केवल सक्षम रूप से संवाद करना चाहिए, यदि आवश्यक हो, तो वह संघर्ष स्थितियों को हल करने में सक्षम होना चाहिए।
7. एक विदेशी भाषा में प्रवीणता। बड़ी अंतरराष्ट्रीय कंपनियों में, कार्यालय प्रबंधक को कम से कम बुनियादी अंग्रेजी में धाराप्रवाह होना चाहिए।

नौकरी विवरण के सामान्य प्रावधान

कार्यालय प्रबंधक की स्थिति कंपनी के सीईओ द्वारा अनुमोदित है। विभिन्न कंपनियों में, यह कुछ मामलों में भिन्न हो सकता है, लेकिन सामान्य तौर पर इसके मुख्य प्रावधान नहीं बदलते हैं। रोजगार अनुबंध पर हस्ताक्षर करने से पहले कार्य निर्देश के साथ खुद को परिचित करना आवश्यक है, ताकि बाद में शिकायत न हो कि कुछ कर्तव्यों को पूरा करना आपकी योजनाओं का हिस्सा नहीं था।

सामान्य प्रावधान संकेत कर सकते हैं:

• जो कार्यालय प्रबंधक को काम पर रखने के लिए जिम्मेदार है;
• जिसे अपने पद से मुक्त करने का अधिकार है;
• जिसे कर्मचारी रिपोर्ट करता है;
• जो कार्यालय प्रबंधक को रिपोर्ट करता है;
• जो अपनी अनुपस्थिति में एक कार्यालय प्रबंधक के कर्तव्यों का पालन करता है, आदि।

आमतौर पर, कार्यालय प्रबंधक सीईओ को रिपोर्ट करते हैं। कार्यालय के प्रशासक कोरियर, ड्राइवर, क्लीनर आदि की रिपोर्ट करते हैं।

साथ ही सामान्य प्रावधानों में यह निर्दिष्ट किया जा सकता है कि वर्णित स्थिति के लिए किस कर्मचारी को किस स्तर की योग्यता स्वीकार की जा सकती है।

प्रत्यक्ष कर्तव्य

निर्देशों में अगला पैराग्राफ एक कार्यालय प्रबंधक के कर्तव्यों को निर्धारित करता है।

नौकरी की रिक्तियों के लिए रिज्यूमे के लिए, अक्सर आवेदक एक अलग कॉलम में लिखते हैं कि पिछली ऑफिस की नौकरी में उन्होंने क्या जिम्मेदारियां निभाई थीं। इसलिए नियोक्ता को आवेदक के कौशल के बारे में अधिक जानकारी मिलती है।

कार्यालय प्रबंधक की प्रत्यक्ष जिम्मेदारियां क्या हो सकती हैं?

1. फ़ोन कॉल का पर्यवेक्षण करना। कर्मचारी को आने वाली कॉल का जवाब देना चाहिए, अपनी क्षमता के अनुसार, विरोधियों से सवालों का जवाब देना चाहिए, साथ ही अपने वरिष्ठों को उन सूचनाओं के बारे में भी सूचित करना चाहिए, जिन्हें उन्होंने प्रसारित करने के लिए कहा था।
2. प्रलेखन की अवधि। दस्तावेजों का भंडारण और लेखा, पत्राचार पर नियंत्रण, आदेशों का निष्पादन, आदि। - ये ऑफिस मैनेजर की सीधी जिम्मेदारियां हैं।
3. दस्तावेजों का प्रजनन। बॉस के विशेष निर्देशों पर, कर्मचारी काम की नकल और नकल करता है।
4. पत्र बनाना, अनुरोध - अर्थात तत्काल पर्यवेक्षक के अनुरोध पर भागीदारों, ग्राहकों या आपूर्तिकर्ताओं के साथ पत्राचार।

एक कार्यालय प्रबंधक के कर्तव्यों में कम से कम छह अन्य प्रकार के कार्य शामिल हो सकते हैं। लेकिन प्रत्येक कंपनी में, इस श्रेणी के विशेषज्ञों पर भार व्यक्तिगत रूप से निर्धारित किया जाता है।

कार्यालय प्रबंधक अधिकार

एक कार्यालय प्रबंधक के किसी भी निर्देश में न केवल कर्तव्य, बल्कि अधिकार भी शामिल हैं।

1. पूरी जानकारी प्रदान करने के लिए। कुछ कार्यों को करने के लिए, कार्यालय प्रबंधक को अधिकार है कि वह गोपनीय सहित, जानकारी की उस राशि के प्रावधान की मांग करे, जिसकी उसे जरूरत है।
2. ध्वनि युक्तिकरण प्रस्ताव। यदि कार्यालय के काम के संगठन के लिए, नवाचार या सामान्य निदेशक के अतिरिक्त आदेश आवश्यक हैं, तो प्रबंधक को उन्हें पेश करने का प्रस्ताव देने का अधिकार है।
3. उचित काम करने की स्थिति की आवश्यकता है। यदि आवश्यक शर्तों की कमी के कारण आधिकारिक कर्तव्यों का पालन नहीं किया जा सकता है, तो कार्यालय प्रबंधक को उन्हें बनाने की आवश्यकता हो सकती है।
4. सक्षमता के भीतर कार्य करें। नौकरी विवरण का अध्ययन करने के बाद, कर्मचारी को निर्णय लेने और आदेश देने का अधिकार है, लेकिन केवल उसकी योग्यता के ढांचे के भीतर।

कार्यालय प्रबंधक के पास जो अधिकार हैं उनके लिए यह एक कठिन मार्गदर्शिका है। संस्था की बारीकियों के आधार पर उन्हें पूरक या कम किया जा सकता है।

एक ज़िम्मेदारी

ऑफिस मैनेजर एक ऐसा पेशा है जिसमें कुछ जिम्मेदारी भी शामिल होती है। नियमों के उल्लंघन के लिए इसकी गुंजाइश और सजा प्रत्येक नियोक्ता द्वारा व्यक्तिगत रूप से निर्धारित की जाती है। सबसे आम बिंदु जिन पर नौकरी के विवरण में जिम्मेदारी होती है, वे कुछ इस तरह दिखते हैं।

1. अपने कर्तव्यों के प्रति लापरवाह रवैया के लिए। आदेशों और किसी भी अन्य लापरवाही के असामयिक निष्पादन कर्मचारी की गलती है, जिसके लिए जवाब देना आवश्यक है।
2. गोपनीय जानकारी के प्रकटीकरण के लिए। रोजगार अनुबंध और नौकरी विवरण में, आपको जानकारी की गोपनीयता पर खंड को ध्यान से पढ़ना चाहिए। उसके प्रकटीकरण के लिए, सबसे अधिक बार आप अपनी नौकरी खो सकते हैं।
3. सक्षमता के उल्लंघन के लिए। कर्मचारी की क्षमता के दायरे से परे कार्य करने की अनुमति नहीं है।
4. कार्य अनुसूची के उल्लंघन के लिए, आदि। कार्य अनुसूची का उल्लंघन, अग्नि सुरक्षा नियम या सुरक्षा सावधानी भी कर्मचारी की जिम्मेदारी है।

पेशे के पेशेवरों और विपक्ष

इस पेशे में कई अन्य लोगों की तरह, कई फायदे और नुकसान हैं। तो, ऑफिस मैनेजर के काम करने के क्या फायदे हैं?

इस मोर्चे पर काम करने वाले श्रमिकों की प्रतिक्रियाएं, सबसे पहले, इस पेशे की उच्च मांग से संबंधित हैं: इस क्षेत्र में कुछ अनुभव प्राप्त करने के बाद, बेहतर भुगतान वाली नौकरी ढूंढना मुश्किल नहीं है। जो प्रशासनिक कौशल काम की प्रक्रिया में हासिल किए जाते हैं वे रोजमर्रा की जिंदगी में प्रासंगिक हैं। इसके अलावा, एक कार्यालय प्रबंधक के रूप में काम करने से आप अपने संचार कौशल को विकसित कर सकते हैं।

मंत्रियों के बीच कर्मचारियों द्वारा अनुभव किए गए मनोवैज्ञानिक बोझ में वृद्धि हुई है, क्योंकि एक कार्य दिवस में आपको बहुत सारे विविध मुद्दों को हल करना होगा। प्रत्यक्ष कर्तव्यों के अलावा, प्रबंधकों, अक्सर व्यक्तिगत अनुरोधों और अतिरिक्त निर्देशों के साथ कार्यालय प्रबंधकों को लोड करते हैं।

पेशे का अध्ययन करने के लिए कहां?

कार्यालय प्रबंधक जो यह ऊपर से स्पष्ट है। हालाँकि, कोई इस पेशे को कहाँ से सीख सकता है?

कोई विशेष संकाय नहीं है जो किसी भी विश्वविद्यालय में कार्यालय प्रबंधकों को तैयार करेगा। लेकिन अक्सर प्रबंधक चाहता है कि उच्च शिक्षा वाला व्यक्ति इस पद को धारण करे। यह किस प्रकार की शिक्षा होगी यह हमेशा महत्वपूर्ण नहीं है - मुख्य बात यह है कि आवेदक विश्वविद्यालय से स्नातक है। प्रांतीय शहरों में, शिक्षा के 9 वर्गों के बाद भी यह स्थान लिया जा सकता है। प्रत्येक कंपनी व्यक्तिगत रूप से तय करती है कि उसे किस कार्यालय प्रबंधक की आवश्यकता है।

सबसे अधिक, नियोक्ता उम्मीदवार की अन्य विशेषताओं में रुचि रखेगा:

• क्या उसने पहले इस क्षेत्र में काम किया है;
• कंप्यूटर में कितनी अच्छी तरह से निपुण;
• क्या कागजी कार्रवाई पता है;
• क्या वह भाषाएं बोलता है, आदि।

आप किसी व्यक्ति के संचार कौशल को छूट नहीं दे सकते। यदि इन संकेतकों के अनुसार सब कुछ क्रम में है, तो नौकरी मिलने की संभावना बढ़ जाती है।