पेशे का सचिव। संदर्भ है

कई लड़कियां सचिव-संदर्भ की स्थिति के साथ कैरियर शुरू करने का सपना देखती हैं। यह पूरी तरह से सामान्य और उचित इच्छा है। केवल हर कोई इस बारे में नहीं सोचता है कि इसके लिए क्या आवश्यक है (एक आकर्षक उपस्थिति को छोड़कर)। लेकिन यह इसके लायक हो जाएगा। आखिरकार, नेता के बगल में संदर्भ केवल "सुंदर चेहरा" नहीं है। इसके बजाय, यह सभी मुद्दों पर एक "मार्गदर्शक" है: यह एक ज्ञात-सभी और चतुर लड़की है जो किसी भी स्थिति से बाहर निकलने का रास्ता ढूंढती है। आओ हम इसे नज़दीक से देखें।

आपको क्या करने में सक्षम होना चाहिए

किसी भी संगठन में, सचिव-संदर्भ का निर्देश होता है। इसमें आधिकारिक कर्तव्यों की एक सूची (कभी-कभी विस्तृत, कभी-कभी बहुत नहीं) होती है। इनमें कौशल शामिल हैं। एक व्यक्ति जो इस तरह की नौकरी पाने के लिए भाग्यशाली है, उसे ग्राहकों के साथ संवाद करने, बातचीत (व्यक्तिगत और टेलीफोन) करने, सामग्री का चयन करने और व्यवस्थित करने, सार और अधिक तैयार करने में सक्षम होना चाहिए। यही है, यह स्पष्ट है कि इस व्यक्ति के पास बहुत सारे कौशल होने चाहिए। बारीकियों कंपनी की दिशा पर निर्भर करती है। इसलिए, उदाहरण के लिए, कानूनी पेचीदगियों को समझने के लिए कानूनी सलाहकार की आवश्यकता होती है। ऐसा होता है कि यह स्थिति संगठनात्मक मुद्दों को हल करने की क्षमता से जुड़ी है। दूसरे शब्दों में, संदर्भित नेता का "दाहिना हाथ" है। वह हमेशा पंखों में रहता है, उसे वह सब कुछ पता होना चाहिए जो बॉस को अपने काम के लिए चाहिए।

कुछ "विशेष" पेशे प्रश्न

यहाँ आमतौर पर "पर्दे के पीछे छिपे" क्या है, यह थोड़ा स्पष्ट है। चूंकि संदर्भित व्यक्ति ठीक वही व्यक्ति है जो अक्सर बॉस के साथ संवाद करता है, उसके लिए कुछ कूटनीतिक योग्यताएँ होना आवश्यक है। क्यों? यह सरल है: नेता (विशेष रूप से एक बड़ी टीम) के पास रिश्ते की सभी बारीकियों से निपटने का समय नहीं है। आमतौर पर वह काम का आदमी होता है। जब किसी का जन्मदिन होता है, जो जन्म देने वाला होता है, जिसके बच्चे होते हैं - यह उसे केवल काम के क्षणों के सिलसिले में रूचि देता है। ये सभी "छोटी चीजें" सहायक सचिव के कंधों पर आती हैं। वह बॉस को यह बताने के लिए बाध्य होता है कि छुट्टी कब टीम में पैदा हुए तनाव के बारे में सूचित करना है (यदि यह उसके ध्यान देने योग्य है)। इसलिए यह पता चला है कि पहले सहायक सचिव को स्वयं इसका पता लगाना चाहिए, अतिरिक्त का पता लगाना चाहिए, और फिर प्रबंधक को "लोड" करना होगा। यह काम आसान नहीं है! लेकिन यह अनौपचारिक कर्तव्यों के क्षेत्र से था।

मुख्य कार्य

लगभग सभी कार्यालय का काम छोटी कंपनियों में सहायक सचिव के हिस्से में आता है। बड़े हिस्से में - इसका हिस्सा। यही है, आपको अक्षरों की रचना करना सीखना होगा, सही ढंग से स्वागत और भेजने, पंजीकरण, वितरण (यदि कोई हो) और इतने पर व्यवस्था करना होगा। यह स्पष्ट है कि कोई भी रूसी भाषा के सही ज्ञान के बिना नहीं कर सकता है। त्रुटि पत्र कंपनी का खराब हुआ चेहरा हैं। कभी-कभी यह आवश्यक होता है कि विदेशी भाषाओं का ज्ञान रखने वाला व्यक्ति इस स्थिति में काम करे। इसके अलावा, संदर्भ वह व्यक्ति है जो कंपनी (या इसके विभागों) के कर्मचारियों को एक-दूसरे से जोड़ता है। इसके कार्यों में संरचनात्मक इकाइयों के बीच सूचना प्रवाह का सही वितरण शामिल है जो एक बड़ी चीज पर काम करते हैं। रेफ़रेंट एक पेशा है बल्कि जटिल है, क्योंकि कई विवरणों और तथ्यों को ध्यान में रखना है। यह सब नेता को सहज महसूस करने के लिए आवश्यक है, मुख्य पंक्ति से trifles से विचलित नहीं होना चाहिए।

व्यक्तिगत गुण

चूंकि रेफ़रेंट का काम संचार पर आधारित है, इसलिए वे स्थिति के लिए एक संचार, गैर-संघर्षशील व्यक्ति का चयन करते हैं। किसी भी कंपनी में, यह एक "कुंजी" पद है। जो व्यक्ति उस पर कब्जा करता है उसका नेता और सहयोगियों दोनों पर बहुत प्रभाव पड़ता है। इसलिए, शालीनता की आवश्यकता है। साथ ही, सहायक सचिव को समय का पाबंद, होशियार, रचनात्मक भी होना चाहिए। किसी भी स्थिति से बाहर एक स्वीकार्य रास्ता खोजने में सक्षम होना चाहिए। समीक्षक सबसे पहले अपने नियोक्ता के "चेहरे" के बारे में सोचते हैं, और फिर खुद के बारे में सोचते हैं। जिम्मेदारी का स्तर केवल उच्च नहीं है, बल्कि वैश्विक है। हर कोई इस तरह के भार का सामना नहीं कर सकता है। इसलिए, आपको ऐसी स्थिति के लिए आवेदन करने से पहले सावधानी से सोचने की आवश्यकता है। कार्यस्थल पर सहायक सचिव को अपने हितों को पृष्ठभूमि में रखने में सक्षम होना चाहिए। पहले पर - वह सब कुछ जो बॉस के काम करने के लिए आवश्यक है। वैसे, यही कारण है कि ज्यादातर लड़कियां इस स्थिति पर कब्जा कर लेती हैं, क्योंकि महिलाओं में पड़ोसी की देखभाल रक्त में होती है।

गोपनीय सूचना

यह स्पष्ट है कि इस तरह के घनिष्ठ संचार से कई तथ्य जिन्हें सार्वजनिक नहीं किया जाना चाहिए, उन्हें संदर्भ के लिए जाना जाएगा। ये केवल पेशेवर रहस्य और व्यापार रहस्य नहीं हैं। अक्सर, सचिव, एक करीबी दोस्त के रूप में, विश्वसनीय और व्यक्तिगत जानकारी होती है। क्या यह उल्लेखनीय है कि गोपनीय जानकारी को संग्रहीत करने में सक्षम होने के लिए संदर्भकर्ता की आवश्यकता है। यह उनके मुख्य पेशेवर कौशल में से एक है।

क्या शिक्षा की जरूरत है

गतिविधि की दिशा के आधार पर, एक रेफ़रेंट चुनने की कोशिश करता है। यानी आवेदक के पास कंपनी के काम के अनुरूप डिप्लोमा होना चाहिए। इसके अलावा, कानूनी शिक्षा वाले लोगों को अक्सर इस पद के लिए चुना जाता है। यह सुविधाजनक है यदि आपको अक्सर सौदे समाप्त करने, अन्य दस्तावेज तैयार करने होते हैं। सबसे सरल आवश्यकताओं में: सभी कंप्यूटर प्रोग्राम (कार्यालय) में प्रवाह, प्रिंट करने की क्षमता (जल्दी और सक्षम रूप से)। चूंकि संदर्भ, वास्तव में, एक सलाहकार है, इसलिए आपको वेब और ऑफ़लाइन दोनों पर जानकारी खोजने के लिए कौशल होना चाहिए। एक त्वरित प्रतिक्रिया वाले एक स्मार्ट व्यक्ति को "सही" डिप्लोमा के धारक की तुलना में अधिक बार ऐसी स्थिति में ले जाया जाता है, जो यह नहीं जानता कि स्थिति को जल्दी से कैसे मास्टर करें।

काम की जगह

सचिव-संदर्भ के रूप में ऐसी स्थिति अब लगभग किसी भी कार्यालय में है। अक्सर इसे केवल उस तरह से कहा जाता है, और एक व्यक्ति विभिन्न कार्य करता है। यह सब कंपनी के आकार, कार्यों, कर्मचारियों की संख्या पर निर्भर करता है। कुछ उद्यमों में, सचिव एक एकाउंटेंट के कार्यों को भी करता है, दूसरों में - एक वकील और इसी तरह। यह करियर के विकास की चाह रखने वाले व्यक्ति के लिए एक शानदार शुरुआत है। थोड़े समय के लिए, आप कई कौशल में महारत हासिल कर सकते हैं, विभिन्न व्यवसायों में महारत हासिल कर सकते हैं, मुख्य बात कंपनी के काम को समझना है, अपने हाथों से सब कुछ "स्पर्श" करें। लेकिन आपको बहुत जल्दी "स्पिन" करना है। चूंकि बहुत सारी जानकारी को उच्च गति मोड में संसाधित करना होगा। लेकिन अगर सब कुछ काम करता है, तो प्राप्त ज्ञान उन पंक्तियों के लिए एक स्वतंत्र चढ़ाई शुरू करने के लिए पर्याप्त होगा जो आप अपने लिए परिभाषित करते हैं। लेकिन ऐसा बिल्कुल भी जरूरी नहीं है। एक संदर्भ के पेशे के बाद से, यदि आप इसे गंभीरता से लेते हैं, तो यह अपने आप में दिलचस्प है। वह नहीं देता है

एक संकीर्ण दिशा में दौड़ें, लगातार ज्ञान के सभी नए संस्करणों में सुधार करें।

साक्षात्कार कैसे लें

यदि आप तय करते हैं कि आप इस तरह के जिम्मेदार काम से निपटेंगे, तो आपको उपलब्ध रिक्तियों के लिए फिर से शुरू करना चाहिए। उत्तरों की साक्षरता की जांच करना सुनिश्चित करें। ध्यान रखें कि वर्तनी की गलतियाँ आपके अवसरों को तुरंत शून्य कर देंगी। शैली को भी संयमित व्यवसाय होना चाहिए। आपके प्रत्येक शब्द को सावधानीपूर्वक तौला और जानबूझकर तौला जाएगा। फिर "परीक्षण" शुरू हो जाएगा। आपको यह साबित करने के लिए कुछ समय देना होगा कि आप नेता के योग्य सहायक बन पाएंगे। प्रत्येक कंपनी अपने स्वयं के तरीकों के साथ आती है। हालांकि, इस तथ्य के लिए तैयार हो जाएं कि आपको विभिन्न अधिकारियों के साथ बात करनी है, कई आधिकारिक दस्तावेज तैयार करने हैं, एक-दो फोन कॉल का जवाब देना है। आपको इस तथ्य को भी ध्यान में रखना चाहिए कि आपकी उपस्थिति को सख्ती से नियंत्रित किया जाएगा। यही है, वे सिर से पैर तक "जांच" करेंगे। सबसे अधिक बार, आपको कपड़ों की एक व्यावसायिक शैली (मेकअप, केश) प्रदर्शित करने की आवश्यकता होगी। मजबूत सुगंध का उपयोग करना भी अवांछनीय है। हर छोटी बात पर सोचें! आप में सब कुछ विचारशील होना चाहिए, लेकिन आकर्षक। युक्ति: संयत रहें, लेकिन आत्मविश्वास से भरपूर। होशियार हो, लेकिन अहंकारी नहीं। तो सब कुछ निश्चित रूप से काम करना चाहिए!