मूल्यवान कर्मचारी खोजने के लिए नौकरी प्रोफाइल कैसे बनाएं?

प्रत्येक प्रबंधक या एचआर प्रबंधक से पहले, जल्दी या बाद में, एक खाली स्थिति को भरने का सवाल बन जाता है। एक अच्छा विशेषज्ञ चुनना एक आसान काम नहीं है। इस उद्देश्य के लिए, प्रबंधक अक्सर नौकरी प्रोफाइल तैयार करते हैं जो आवेदक के लिए आवश्यकताओं को नेविगेट करने में आपकी सहायता करते हैं।

एक अवधारणा की परिभाषा

नौकरी प्रोफाइल पेशेवर और व्यक्तिगत दक्षताओं का एक सेट है जो एक उम्मीदवार को नौकरी के लिए मिलना चाहिए। फिलहाल, उन विशेषताओं का कोई औपचारिक विवरण नहीं है जो किसी विशेष पेशे के प्रतिनिधि के पास होनी चाहिए, और इसलिए प्रबंधक इन दस्तावेजों को स्वतंत्र रूप से आकर्षित करते हैं।

हम कह सकते हैं कि स्थिति की रूपरेखा एक प्रकार का मानक है जिसके अनुसार कर्मचारी को अपने कर्तव्यों को पूरा करना चाहिए। विवरण विस्तृत होना चाहिए, और सबसे महत्वपूर्ण बात - यथार्थवादी। दस्तावेज़ को निम्नलिखित मुख्य वस्तुओं को प्रदर्शित करना चाहिए:

• किसी विशेष उद्यम की संगठनात्मक संरचना में स्थिति का स्थान और महत्व;
• इस पद के लिए स्वीकृत कर्मचारी द्वारा निष्पादित की जाने वाली कार्यात्मक जिम्मेदारियां;
• एक प्रोफ़ाइल जो मुख्य दक्षताओं को सूचीबद्ध करती है जो एक स्थिति के लिए एक उम्मीदवार के पास होनी चाहिए;
• व्यक्तिगत गुण जो कुछ कर्तव्यों के प्रदर्शन के लिए आवश्यक हैं;
• आवश्यकताओं की न्यूनतम सूची जो संगठन अपने कर्मचारियों के लिए आगे रखता है।

इस प्रकार, हम कह सकते हैं कि जॉब प्रोफाइल उन विशेषताओं का एक समूह है जो एक कर्मचारी को मिलना चाहिए। यह एक विशिष्ट मानक है जो जिम्मेदारियों, साथ ही आवेदक की योग्यता और व्यक्तिगत मापदंडों का वर्णन करता है।

मुझे जॉब प्रोफाइल की आवश्यकता क्यों है

एचआर प्रबंधक नियमित रूप से रिक्त स्थान को बंद करने के मुद्दे का सामना करते हैं। स्थिति की एक विस्तृत रूपरेखा तैयार नहीं करने पर, आपको कर्मचारियों के प्रत्यक्ष चयन के साथ आगे नहीं बढ़ना चाहिए। यह दस्तावेज़ एक संकेत है जो निम्नलिखित मामलों में उपयोग किया जाता है:

• रिक्त पदों को भरने के लिए उम्मीदवारों का चयन;
• पहले से काम कर रहे कर्मियों के प्रमाणीकरण के लिए स्थिति के अनुपालन की डिग्री को प्रकट करने के लिए (यह उन कर्मचारियों पर भी लागू होता है जिन्होंने परिवीक्षा अवधि पार कर ली है);
• स्टाफ प्रशिक्षण और उन्नत प्रशिक्षण के लिए योजना तैयार करने के लिए;
• यदि आपको भविष्य के लिए कर्मियों का एक रिजर्व बनाने की आवश्यकता है;
• संगठन में वरिष्ठ पदों पर कैरियर के विकास और कर्मचारियों को आगे बढ़ाने की योजना बनाने के लिए।

अक्सर, एक पद के लिए एक उम्मीदवार की नौकरी प्रोफ़ाइल नौकरी विवरण के साथ भ्रमित है। दो दस्तावेजों के बीच मूलभूत अंतर यह है कि दूसरा कानूनी आवश्यकताओं के आधार पर संकलित किया गया है। नौकरी विवरण एक सामान्य दस्तावेज है जो पेशे के लिए एक पूरे के रूप में तैयार किया गया है, न कि किसी विशेष संगठन के एक विशिष्ट कर्मचारी के लिए। यह मुख्य जिम्मेदारियों और कामकाजी परिस्थितियों को परिभाषित करता है। एक नौकरी प्रोफ़ाइल एक स्थानीय प्रकृति का एक दस्तावेज है जिसमें सामग्री और संरचना के लिए स्पष्ट आवश्यकताएं नहीं हैं। कार्मिक प्रबंधक (या अन्य कार्मिक कर्मचारी) अपने अनुभव या संगठन के सामान्य अभ्यास के आधार पर इसे संकलित करते हैं।

पेशेवर दक्षताओं

प्रत्येक स्थिति के लिए एक कर्मचारी को कुछ दक्षताओं के अधिकारी की आवश्यकता होती है। ये योग्यता विशेषताएं हैं जो कुछ कार्यों के प्रदर्शन के लिए आवश्यक हैं। तो, एक पोस्ट की योग्यता प्रोफ़ाइल में आमतौर पर निम्नलिखित आइटम शामिल होते हैं:

• रणनीतिक सोच (संभावित जोखिम और वैकल्पिक विकल्पों को ध्यान में रखते हुए दीर्घकालिक योजना बनाने की क्षमता का अर्थ है);
• दूसरों पर प्रभाव (किसी के दृष्टिकोण की रक्षा करने की क्षमता, साथ ही दूसरों की शुद्धता को समझाने के लिए);
• समस्या को सुलझाने के कौशल (गैर-मानक स्थितियों और कठिनाइयों के लिए पर्याप्त रूप से जवाब देने की क्षमता, साथ ही साथ उनसे बाहर निकलने के तरीके);
• सूचना खोज (डेटा चयन और फ़िल्टरिंग, प्रासंगिक स्रोतों को खोजने और उपयोग करने की क्षमता);
• ग्राहकों और समकक्षों के साथ काम करने की क्षमता (खाते के हितों को ध्यान में रखते हुए, मनोविज्ञान को समझना, इच्छाओं और जरूरतों को पूरा करना);
• लचीलापन (तेजी से प्रतिक्रिया और एक बदलती स्थिति के अनुसार निर्णय लेना);
• गुणवत्ता (सभी आवश्यकताओं और मानकों के ज्ञान और पूर्ति, साथ ही निरंतर सुधार की इच्छा) पर ध्यान केंद्रित करें।

प्रश्न में स्थिति के आधार पर, दक्षताओं की सूची को विस्तारित या संकुचित किया जा सकता है। स्थिति के पेशेवर प्रोफ़ाइल में न केवल आवश्यकताएं शामिल हैं, बल्कि उनकी गंभीरता (मूल, उच्च, अधिकतम) की डिग्री भी है। यह संकेतक एक साक्षात्कार या विशेष मनोवैज्ञानिक परीक्षणों के माध्यम से निर्धारित किया जा सकता है।

यह कैसे संकलित है

किसी पोस्ट की एक प्रोफ़ाइल तैयार करना एक कठिन प्रक्रिया है। इसकी आवश्यकता इस तथ्य के कारण है कि यह दस्तावेज़ आपको उन मापदंडों को निर्धारित करने की अनुमति देता है जो एक मूल्यवान कर्मचारी के पास होना चाहिए। प्रोफ़ाइल को सही ढंग से तैयार करने के बाद, एचआर कर्मियों को नए कर्मचारियों की खोज और चयन की प्रक्रिया की सुविधा मिलती है। किसी दस्तावेज़ को संकलित करते समय, यह कई सिफारिशों और नियमों का पालन करने के लायक है:

• पोस्ट का शीर्षक संक्षिप्त होना चाहिए और इसके सार को स्पष्ट रूप से प्रतिबिंबित करना चाहिए। यह एक छोटा विवरण लिखने के लायक भी है जिसमें कर्मचारी की मुख्य जिम्मेदारियों की एक सूची होगी। इसे कार्यों की सूची के रूप में प्रस्तुत किया जा सकता है। यह पद के प्रोफाइल का आधार होगा।
• स्थिति के बारे में बुनियादी जानकारी की सूची में न केवल कार्य का क्रम, बल्कि वेतन का आकार भी शामिल होना चाहिए, जो साक्षात्कार में महत्वपूर्ण बिंदुओं में से एक होगा। यह अधीनता के पदानुक्रम का वर्णन करने के साथ-साथ उन व्यक्तियों की अनुमानित सूची का भी वर्णन करने योग्य है, जिनके साथ नए कर्मचारी को बातचीत करनी होगी।
• नौकरी कर्तव्यों को करने के लिए विशिष्ट दक्षताओं के एक सेट की आवश्यकता होती है। यह सूची बहुत व्यापक नहीं होनी चाहिए (10 अंक से अधिक नहीं)। यह व्यक्तिगत अनुभव, सैद्धांतिक अनुसंधान, कर्मचारियों की टिप्पणियों, साथ ही एक समाजशास्त्रीय सर्वेक्षण के आधार पर संकलित किया जा सकता है। आप दक्षताओं को कई समूहों में विभाजित कर सकते हैं (उदाहरण के लिए, विशिष्ट और कॉर्पोरेट)।

प्रोफ़ाइल संक्षिप्त और क्षमता दोनों होनी चाहिए। यह आपको इसे संसाधित करने में बहुत अधिक समय खर्च किए बिना व्यापक जानकारी प्राप्त करने की अनुमति देगा।

सृष्टि के मुख्य चरण

नौकरी प्रोफ़ाइल के विकास में कई क्रमिक चरण शामिल हैं:

• दस्तावेज़ की तैयारी के पहले चरण में, नौकरी के विवरण का सावधानीपूर्वक अध्ययन किया जाना चाहिए, साथ ही उद्यम की बारीकियों के बारे में सभी जानकारी। आप मानकीकृत रूपों का उपयोग करके कर्मचारियों या समाजशास्त्रीय सर्वेक्षण के साथ साक्षात्कार आयोजित कर सकते हैं।
• अगला, उन व्यक्तियों का चक्र जो सीधे काम में शामिल होंगे, निर्धारित किया जाता है। अधिक बार नहीं, एचआर विशेषज्ञ इस मुद्दे से निपटते हैं। हालांकि, अन्य सेवाओं के प्रबंधकों को शामिल करना भी महत्वपूर्ण है जिसके लिए प्रोफाइल संकलित की जाती है। अंतिम रूप से या अंतिम रूप से परिणाम के एकीकरण के साथ कार्य को अंतिम कार्य दस्तावेज़ में किया जा सकता है।
• तीसरे चरण में उद्यम की संगठनात्मक संरचना का अध्ययन शामिल है ताकि इसमें एक स्थिति का स्थान निर्धारित किया जा सके। अधीनस्थों की पहचान की जानी चाहिए, साथ ही तत्काल वरिष्ठ, जिनके लिए नया कर्मचारी एक रिपोर्ट रखेगा।
• निम्नलिखित कार्यात्मक जिम्मेदारियों का एक विस्तृत विवरण है जो किसी विशेष स्थिति के अनुरूप है। आधार न केवल कानूनी कार्य है, बल्कि एक विशेष उद्यम में व्यक्तिगत अनुभव भी है।
• पांचवें चरण में, कार्मिक प्रबंधक (या एक अन्य विशेषज्ञ जो प्रोफ़ाइल तैयार करने में शामिल है) को ज्ञान और कौशल की सूची निर्धारित करनी चाहिए जो नौकरी कर्तव्यों को निभाने के लिए आवश्यक होगी। यह पेशेवर दक्षताओं के बारे में है।
• परिभाषित दक्षताओं के होने के बाद, उन्हें महत्व की डिग्री के अनुसार वितरित करना महत्वपूर्ण है, साथ ही जिस स्तर पर किसी विशेषज्ञ के पास उन्हें होना चाहिए। इससे चयन प्रक्रिया में आसानी होगी।
• इसके बाद, काम करने वाले समूह के प्रतिभागियों को यह निर्धारित करना चाहिए कि रिक्त पद भरने के लिए आवेदक के पास कौन सी व्यक्तिगत विशेषताएँ होनी चाहिए। कभी-कभी व्यावसायिक गुणों की तुलना में चरित्र लक्षण और भी महत्वपूर्ण होते हैं, क्योंकि उत्तरार्द्ध को विकसित किया जा सकता है, और पूर्व कार्य प्रक्रिया के लिए एक गंभीर बाधा बन सकता है।
• आठवें चरण में, कर्मचारी के लिए सामान्य आवश्यकताओं को निर्धारित करना आवश्यक है। आमतौर पर यह लिंग, आयु, शिक्षा का स्तर या कार्य अनुभव और इतने पर होता है। यह ध्यान देने योग्य है कि पहले दो संकेत हमेशा उपयोग करने के लिए उपयुक्त नहीं हैं, क्योंकि कानून उन्हें भेदभाव के रूप में व्याख्या कर सकता है।
• अंतिम चरण में मापदंड की परिभाषा शामिल होती है जिसके अनुसार कर्मचारी की कार्य कुशलता निर्धारित की जाएगी। उनका उपयोग परीक्षण अवधि के दौरान या मौजूदा श्रमिकों के श्रम की गुणवत्ता के आवधिक मूल्यांकन के लिए किया जा सकता है।

यह ध्यान देने योग्य है कि यह एल्गोरिथ्म सभी संगठनों में अनुपालन के लिए अनिवार्य नहीं है। उद्यम के आकार, साथ ही इसकी संगठनात्मक संरचना की बारीकियों के आधार पर, कुछ चरणों को याद किया जा सकता है, और अतिरिक्त लोगों को भी पेश किया जा सकता है।

नमूना संकलन

फिलहाल, कोई एकीकृत रूप नहीं है जिसके अनुसार स्थिति के लिए आवश्यकताओं का एक प्रोफाइल संकलित किया जाएगा। और प्रत्येक उद्यम में स्वयं के पेशे की विशिष्ट आवश्यकताएं हो सकती हैं। फिर भी, मानव संसाधन प्रबंधकों ने पहले ही एक निश्चित अभ्यास विकसित किया है जिसके अनुसार एक नौकरी प्रोफ़ाइल संकलित की जाती है। एक नमूना इस तरह लग सकता है:

• स्टाफिंग टेबल के अनुसार नौकरी का शीर्षक;
• संक्षिप्त विवरण (कर्मचारी को क्या करना चाहिए);
• आवश्यक शर्तें (कार्य अनुसूची, पारिश्रमिक का स्तर, आदि);
• आवश्यकताओं को स्थिति के लिए आवेदक के सामने रखा जाता है (शिक्षा का स्तर, किसी विशेष क्षेत्र में कार्य अनुभव, कुछ विशेष कौशल);
• नौकरी की जिम्मेदारियों की विस्तारित सूची;
• कॉर्पोरेट दक्षताएँ जो किसी विशेष संगठन के संभावित कर्मचारी के पास होनी चाहिए;
• मनोवैज्ञानिक परीक्षण और किसी विशेष स्थिति के साथ कर्मचारी के अनुपालन का आकलन करने के अन्य तरीके।

यह एक अनुमानित टेम्पलेट है। सबसे अधिक बार, यह जॉब प्रोफाइल की संरचना है। संगठन की संरचना के आधार पर नमूने को विस्तारित या संकुचित किया जा सकता है। अतिरिक्त पैरामीटर विशिष्ट पदों के लिए भी दर्ज किए जा सकते हैं।

एचआर प्रोफाइल

कार्मिक प्रबंधक उद्यम में सबसे जिम्मेदार पदों में से एक है, क्योंकि कर्मचारियों की गुणात्मक संरचना इस कर्मचारी पर निर्भर करती है। इसलिए, कर्मियों अधिकारियों पर विशेष मांग की जाती है, जो इस तरह के दस्तावेज में स्थिति की रूपरेखा के रूप में परिलक्षित होती है। एक नमूना निम्नानुसार हो सकता है:

• लोगों के साथ काम करने का कौशल (कार्मिक प्रबंधक के पास संचार और विवादों का समाधान होना चाहिए);
• त्वरित भागीदारी (एचआर विशेषज्ञ को उदासीन नहीं होना चाहिए, उसे कुछ मुद्दों को हल करने में रुचि होनी चाहिए);
• कर्मियों की संरचना और गुणवत्ता में सुधार से संबंधित मामलों में पहल करना;
• संचार के लिए खुलापन (स्थिति की विशिष्ट विशेषताओं को देखते हुए यह गुणवत्ता आवश्यक है);
• वर्तमान मुद्दों को हल करने में उत्साह;
• सकारात्मक मनोदशा, जो टीम के अन्य सभी सदस्यों को प्रेषित की जाएगी;
• एक वार्तालाप का संचालन करने की क्षमता (यह प्रबंधक है जो संभावित और वास्तविक कर्मचारियों के साथ बातचीत में अग्रणी भूमिका निभाता है);
• नेतृत्व कौशल;
• सार्वजनिक बोलने का कौशल (वरिष्ठ प्रबंधन को रिपोर्ट और रिपोर्ट पेश करने के लिए, साथ ही अधीनस्थों के लिए सेमिनार आयोजित करने के लिए);
• आपातकालीन स्थितियों में रचनात्मक निर्णय लेने के लिए गैर-मानक सोच;
• oratorical skills, वक्तव्यों की दृढ़ता;
• विचारों की गति और कार्यों में तेजता;
• बदलती परिस्थितियों के अनुकूल होने की क्षमता (साथ ही नए काम पर रखे गए कर्मचारियों की सहायता करना);
• जोखिम के डर की कमी (यह विशेषता मध्यम रूप से स्पष्ट की जानी चाहिए);
• निर्णय लेने में स्वतंत्रता;
• प्रबंधन के लिए नए तरीकों का प्रयोग करने और खोजने की क्षमता;
• हास्य की भावना जो तनावपूर्ण और तनावपूर्ण स्थितियों को कम करने में मदद करती है।

कर्मियों के चयन के लिए जिम्मेदार प्रबंधक की स्थिति का प्रोफ़ाइल विशेष देखभाल के साथ तैयार किया जाना चाहिए, क्योंकि यह स्थिति किसी भी उद्यम की कुंजी में से एक है। इस पद के लिए आवेदन करने वाले व्यक्ति को पूरी तरह से आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए, क्योंकि यह उसके कंधों पर है कि कर्मियों के गठन की जिम्मेदारी आराम करेगी।

बिक्री प्रबंधक आवश्यकताएँ

अक्सर आप बिक्री प्रबंधक के रूप में इस तरह की रिक्ति को पूरा कर सकते हैं। इस तथ्य के बावजूद कि कई युवा लोग समान कार्य के साथ अपना कैरियर पथ शुरू करते हैं, इस चरण में पहले से ही आवेदकों के लिए काफी गंभीर आवश्यकताएं हैं। बिक्री प्रबंधक की स्थिति का एक विशिष्ट प्रोफ़ाइल निम्नानुसार है:

• लोगों (आपूर्तिकर्ताओं, ग्राहकों, ग्राहकों, और इसी तरह) की एक विस्तृत श्रृंखला के साथ निरंतर संचार के लिए तत्परता;
• समकक्षों के साथ बातचीत के बाद जल्दी से निर्णय लेने की क्षमता;
• बातचीत में एक आशावादी मनोदशा बनाए रखने की क्षमता, साथ ही साथ विश्वास का माहौल बनाना;
• सोच की रचनात्मकता (उत्पाद की प्रस्तुति में महत्वपूर्ण);
• तर्कसंगत रूप से अपने समय को व्यवस्थित करने की क्षमता (क्योंकि काम में कई दैनिक बैठकें और वार्ता शामिल हैं);
• ठेकेदारों और ग्राहकों के साथ संचार में राजनयिक स्वर;
• भावनात्मक संतुलन, तनावपूर्ण परिस्थितियों में शांत रहने की क्षमता, साथ ही साथ संघर्षों से बाहर निकलने का रास्ता ढूंढना;
• विभिन्न प्रकार के व्यक्तित्वों के साथ एक आम भाषा खोजने की क्षमता;
• बेचा जा रहा उत्पाद के प्रति वफादारी।

यह ध्यान देने योग्य है कि स्थिति का एक बहुत अनुमानित प्रोफ़ाइल दिया गया है। एक उदाहरण को किसी विशेष संगठन की जरूरतों के अनुसार विस्तारित या छोटा किया जा सकता है।

नौकरी प्रोफ़ाइल के लिए बुनियादी दृष्टिकोण

एक नौकरी प्रोफ़ाइल का विकास दो मुख्य दृष्टिकोणों के अनुसार किया जा सकता है:

• स्थितिजन्य दृष्टिकोण का अर्थ है कि दस्तावेज़ को आपातकालीन आधार पर संकलित किया जाता है, जब किसी रिक्त पद को बंद करना आवश्यक होता है। चूंकि समय बहुत सीमित है, इसलिए दस्तावेज़ को बहुत कम खींचा जाता है, जो संभावित कर्मचारी के लिए केवल सबसे बुनियादी आवश्यकताओं को दर्शाता है। भविष्य में, यह वर्कपीस एक पूर्ण प्रोफ़ाइल बनाने का काम कर सकती है।
• पद्धति का दृष्टिकोण पूरी तरह से काम करता है, जिसके परिणामस्वरूप स्थिति की स्पष्ट विशेषताएं, आवश्यक दक्षताओं, व्यक्तिगत गुण और जिम्मेदारी के कार्यात्मक क्षेत्रों को विकसित किया जाएगा। इसमें सभी व्यापक जानकारी शामिल होगी, और इसलिए कर्मियों की खोज और चयन में एक कामकाजी दस्तावेज माना जाएगा। जैसा कि संगठन किसी भी सुधार से गुजरता है, प्रोफ़ाइल भी परिवर्तनों से गुजरना होगा।

जाँच - परिणाम

यह ध्यान देने योग्य है कि कर्मियों के सफल चयन के लिए यह महत्वपूर्ण है कि उद्यम में स्थिति प्रोफ़ाइल तैयार की जाए। एक एकीकृत दस्तावेज़ का उदाहरण देना काफी मुश्किल है, क्योंकि यह मुद्दा कानून द्वारा विनियमित नहीं है, लेकिन उद्यम प्रबंधकों के विवेक पर रहता है।

प्रोफ़ाइल मुख्य उपकरण में से एक है जो उम्मीदवारों के चयन में एक विशेष रिक्त स्थान के लिए उपयोग किया जाता है। इसके अलावा, इस दस्तावेज़ के अनुसार, परीक्षण अवधि के परिणामों के आधार पर कर्मियों का सत्यापन या सत्यापन किया जा सकता है। अध्ययन के परिणामों के आधार पर, योग्यता स्तर में सुधार के लिए दिशा-निर्देशों की पहचान की जा सकती है।

प्रोफ़ाइल संकलित करते समय, दो दृष्टिकोणों में से एक का उपयोग किया जा सकता है। एक स्थिति तब होती है जब एक रिक्ति को बंद करना जरूरी होता है। इस मामले में, नौकरी का विवरण केवल मुख्य विशेषताओं को इंगित करते हुए बहुत कम किया जा सकता है। यदि हम पद्धति संबंधी दृष्टिकोण के बारे में बात करते हैं, तो एक गहन विस्तृत दस्तावेज विकसित किया जा रहा है, जिसका उपयोग कर्मचारियों के चयन के अभ्यास में लगातार किया जाता है।

नौकरी प्रोफाइल विकसित करने की विशिष्ट प्रक्रिया में कई क्रमिक चरणों से गुजरना शामिल है। शुरू करने के लिए, हम पेशे की विशेषताओं, साथ ही साथ इसके लिए आवश्यकताओं का अध्ययन करते हैं, नियामक कानूनी कृत्यों द्वारा आगे रखा जाता है। सक्षम विशेषज्ञों के समूह का गठन करना भी आवश्यक है जो दस्तावेजों की तैयारी में भाग लेंगे। प्रोफ़ाइल को उद्यम की संगठनात्मक संरचना को ध्यान में रखते हुए संकलित किया गया है, और इसलिए इसका सावधानीपूर्वक अध्ययन भी किया जाना चाहिए। दस्तावेज़ का मुख्य भाग एक संभावित कर्मचारी की नौकरी की जिम्मेदारियों, साथ ही दक्षताओं के लिए आवश्यकताओं का वर्णन है। यह व्यक्तिगत गुणों (समाजक्षमता, तनाव प्रतिरोध और इतने पर) पर ध्यान देने योग्य भी है।